会议时间安排很急促，就定在了下午未时三刻，按教会的时间就是下午三点钟。
有鉴于紫衣大主教身份的权威性，南堂方面即刻按照庞麦臣大主教的吩咐，在用于小弥散的礼堂内布置了会场。在京西洋教士25名及信徒代表38名及5名大明官员参加了这次会议。
由庞麦臣大主教亲定的青铜圣斗士、东厂百户崔应元带领手下斗士（番子）将魏公公手书的“伟大的万历皇帝万岁万岁万万岁！”横幅拉了起来，高高悬于礼堂大门上方。
下方又有熊三拔神父手书的拉丁文字。
汉字在上，拉丁字在下，是谓主次分明。
虽然参加会议的人员并不多，但考虑到影响，魏公公特意让陈默紧急订制大量花篮送来南堂，这样可以增添此次会议的荣光。
公公却没考虑到寒冬腊月，这年头又没什么大棚养花，哪有多少鲜花。领到任务的陈默犯难之下也只能放低要求，最后采购来的都是纸花，因时间急没法染色，所以清一色都是白花。
每个花篮上面又用白纸写上祝贺单位的名头，这中间又出了纰漏。还是时间急的原因，有些贺纸上写的实在是不像样子。
如“内官监谨贺庞麦臣大主教新春快乐！”“御马监谨贺庞麦臣大主教生意兴隆！”“宝钞司恭祝庞麦臣大主教福如东海！”等等。
没一个花篮的贺语能跟此次会议沾边的。
这能怪谁？
怪他魏公公自个呗。你不把事情交待明白，又一拍屁股上午来，下午就要开会，谁个能给你整明白了？
别说，这些花篮沿着南堂门口一路摆到礼堂，甚是整齐，看着也倒是庄严肃穆。
和本次会议进行的有关改革话题倒也相符。
外头忙着，里头公公这边也和徐光启、李之藻他们聊得很是投机。
徐光启、李之藻二人本就是这个时代最好的中西合壁的专业人材，他们不但在农业、数学、水利方面有惊人的能力，还在火器方面有很深的钻研。
徐光启本人就在崇祯年间打造了当时最强大的火器部队，可惜遇上了“吴桥兵变”，前功尽弃。
李之藻则不但精通西洋历法，天文地理，更难得的是他还是个铸炮专家，后来的汤若望都是跟在其后面混的。
如此二人，魏公公岂能不识得。他之所以愿意在天主教这一块投入精力，为的除了想当教皇外，不就是想得到和教会有关的一切资源么。
谈话中，魏公公稍稍透露了下他的江南制造总局已经研发出燧发枪，并简单画了下图纸供徐、李二人观看，二人看后果然大为稀奇，都道此铳若能量产装备大明jūn_duì ，则战力立时能翻倍。
魏公公含笑不语，继续投其所好，不但展示了自己对于西洋科技的重视，以及本身的科技能力外，更是向徐光启、李之藻伸出橄榄枝，邀请他们能够南下到特区参观。